Suipi6

Qui sommes-nous ?

ARTSOFT est votre partenaire protocolaire

MaintenanceARTSOFT est née il y a 20 ans de la rencontre de deux directeurs informatiques. L’un en charge du système d’informations d’une grande ville française, l’autre attaché à un grand groupe industriel, et d’un constat : gérer un fichier protocolaire est complexe, contraignant et risqué sans un outil informatique adapté.

Après avoir consulté les utilisateurs en charge des fichiers de contacts, certains s’appuyant sur de simples boîtes à index, d’autres sur des solutions plus sophistiquées, élaborées avec Word ou Excel, interrogé d’autres collectivités, écouté les spécialistes de la gestion du protocole, une première version a été développée et commercialisée.

Depuis, ARTSOFT a consacré toute son énergie à proposer des outils informatiques, respectant à la lettre le protocole, en parfaite adéquation avec une utilisation simple, intuitive et particulièrement rigoureuse, pour une communication pertinente. Afin d’améliorer en permanence notre progiciel, pour chaque nouvelle version nous avons consulté nos clients et prospects, écouté et pris en compte leurs remarques.

La sixième version de SUIPI Web est sans doute le produit le plus pertinent sur le marché de la gestion protocolaire.

ARTSOFT assiste au quotidien plus de 160 clients

ARTSOFT intervient principalement auprès des collectivités, préfectures, hôpitaux et universités. Quelle que soit la structure ou le thème abordé, les produits développés et commercialisés l’ont été en partenariat avec nos clients. Nos produits sont le reflet de vos exigences et plusieurs milliers d’utilisateurs peuvent en témoigner.

Si le métier originel d’ARTSOFT est la gestion du protocole, nous avons appris au fil du temps à agréger de nouveaux concepts.

Développés en respectant les normes RGI, nos produits (*) sont commercialisés à l’achat ou à la location, hébergés ou non.

(*) SUIPI Protocole, Gestion des Lieux et Évènements

ARTSOFT propose une assistance méthodologique

Au-delà des nos produits, nous apportons un véritable accompagnement méthodologique, que ce soit pendant la mise en place du produit, ou lors de l’utilisation ponctuelle de notre solution. Vous aider à maintenir une base de contacts parfaitement organisée, gage d’une utilisation optimale de SUIPI, est notre objectif premier.

Nous proposons des modules d’assistance pour chaque occasion : mise en place de manifestations, période des vœux, communications institutionnelles … Une bibliothèque de vidéos est aussi à votre disposition pour parfaire l’utilisation d’une fonction mal comprise ou mal mémorisée. Enfin nous assurons une assistance téléphonique disponible et performante, plébiscitée lors de notre enquête de satisfaction (§ enquête 2013)

Un seul outil au service des collectivités ?

Depuis 20 ans nous entretenons avec les collectivités territoriales des rapports de confiance et de partenariat nous permettant ainsi le développement de trois produits métiers :

  • La gestion des représentations avec le Conseil régional Nord-Pas-de-Calais (2008)
  • La gestion des désignations (délégations) avec le conseil général de la manche (2010)
  • La gestion des salles (lieux) avec la ville de Cergy (2013)
  • La fusion d'éléments de donnée avec la région Grand Est (2016)

Ces partenariats réussis démontrent une écoute attentive et un réel savoir faire informatique


mainsSmarthphoneArtsoft

Le Protocole

Le protocole un art ?

Saisir, sélectionner, modifier, ressaisir, dé-doublonner, éditer … et recommencer !

SUIPI regroupe en trois traitements l’essentiel d’une gestion de protocole simple et puissante :

  1. La saisie est sans nul doute la composante la plus fastidieuse du travail d’un gestionnaire de contacts. SUIPI vous assiste dans cette tâche en vous proposant un écran innovant et exclusif, spécialement pensé pour une frappe résolument tournée vers la rapidité, incorporant dans une feuille unique l’ensemble des éléments incontournables pour une saisie optimisée.
    Seul SUIPI vous propose cette approche, fruit d’un long travail d’observation.
  2. La sélection s’articule autour d’un langage facile qui autorise les sélections dynamiques les plus complexes.
  3. Les éditions proposent au travers des principaux supports de communication, toutes les formes de documents et d’exports.

GRC et protocole, deux mondes infréquentables ?

Deux métiers, deux approches et deux finalités. La GRC traite le client-citoyen, le protocole se focalise sur vos personnalités importantes, en respectant la féminisation automatique (débrayable), les formules de politesse, les formules d’appel, les titres protocolaires, les redirections automatiques d’adresses ...

Ces deux approches sont traitées distinctement.

SUIPI vous offre un confort et une qualité de conception, dans le respect des normes, s’adaptant aux impératifs imposés par vos contacts, se pliant à l’ensemble de vos demandes. Cette approche protocolaire peut être insuffisante pour traiter les appels téléphoniques reçus, les courriers arrivés ou en partance.

SUIPI Évènements vous apportera la solution. Exploitant les mêmes ingrédients qu’une GRC et proposant la gestion intégrale de l’organisation de vos manifestations, adossée à votre base protocolaire.

La mutualisation des informations

Pour partager et protéger vos données, SUIPI a été doté, dès sa conception, de droits sur chacune des zones constituant la base de données, droits déclinés direction par direction.

Pourquoi tant de puissance ? Étudions un cas concret :

Une communauté de communes décide de mettre à la disposition de ses membres toutes les informations institutionnelles collectées, tout en déléguant à chaque commune le soin de gérer ses données propres, partagées ou non avec les autres villes. Mieux encore, au sein de chaque ville, le Cabinet gérera des informations invisibles aux yeux des autres services, mais pourra utiliser les informations du service des sports, garant de la qualité des informations collectées.

Parlerons-nous de « trop de puissance », ou simplement de la vraie mesure pour une mutualisation réussie.

Le dé-doublonnage (réalité ou fantasme)

Évoquer le dé-doublonnage des contacts dans une documentation promotionnelle et le mettre effectivement en œuvre sont deux approches différentes. Le dé-doublonnage répond à des normes précises et s’appuie sur une série de règles exigeantes. Comparez SUIPI à ses concurrents et appréciez son efficacité.

Des questions simples à poser, pour des réponses pertinentes

Quelle que soit votre façon de questionner la base, à partir de requêtes déjà posées par d’autres, ou en élaborant vous-même vos questions, les réponses seront toujours les plus pertinentes.

Qui n’a pas imaginé de poser des questions simples, sans apprendre des formules complexes, et obtenir des réponses rapides en accord avec sa sélection.

SUIPI a été pensé avec des utilisateurs qui refusent toutes notations complexes le plus souvent réservées aux techniciens. En recherchant les formulations les plus limpides, celle que tout le monde comprend, même un ordinateur, nous avons conçu une nouvelle approche, une nouvelle manière naturelle de raisonner. Pour parfaire ce dispositif, nous avons architecturé la base de données afin qu’elle délivre les résultats en des temps records.

Voir ma sélection suivre un vecteur de communication

L’un des points forts de SUIPI s’articule autour de sa capacité à gérer les multiples adresses attachées aux différentes fonctions de vos contacts.

Un député-maire souhaitera recevoir un courrier en sa mairie lorsque le sujet intéresse sa fonction de maire, mais voudra un courriel à sa députation lorsque le thème abordé implique sa fonction de député.

En s’appuyant sur deux mécanismes sophistiqués mais transparents pour l’utilisateur : les redirections d’adresses et les vecteurs de communication, SUIPI pourra en un seul traitement gérer ce dispatching intelligent.

Des manifestations sans soucis

Organiser une manifestation avec SUIPI, c’est mettre en place un éventuel découpage en sessions, attacher ou non des tâches à des collaborateurs, mais surtout émettre des courriels d’invitations auxquels les invités pourront répondre via une plateforme accessible 24H sur 24, 7 jours sur 7. Incrémentation automatique des places disponibles, comptabilisation des réponses et relances font partie du processus.

Disponibilité des informations

Accéder à ses contacts, n’importe où et n’importe quand est devenu indispensable. Une connexion internet suffit pour utiliser SUIPI à partir d’un PC, d’un MAC, d’une tablette ou d’un smartphone. Vos informations vous suivent dans les « nuages ».

Un monde d’économie

Exploitez SUIPI et faites des économies.

  • Dématérialisez votre communication et économisez sur les frais postaux.
  • Communiquez avec la bonne personne, sans doublon en évitant les NPAI et les envois inutiles.
  • Utilisez une saisie simple, efficace et économisez du temps.

Calquez votre organisation

Quelle que soit l’organisation en place SUIPI se calquera à vos structures. Centralisée, décentralisée, responsabilité en cascade ou responsabilité personnelle, l’implantation de SUIPI sera réussie.


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Demande de présentation :

PrésentationVous souhaitez une démonstration à distance ?


Vous pouvez joindre notre service commercial au 01.44.64.13.00 du lundi au vendredi de 9h00 à 18h00.



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Demande de prise en main à distance :

MaintenanceVotre contrat de maintenance vous donne accès au support à distance d'ARTSOFT, sans limitation au 01.44.64.13.00, de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 18h00, du lundi au vendredi. Vous y trouvez la réponse à vos interrogations, rapidement et sans attente.


Deux personnes sont présentes en permanence pour vous répondre. Si vous désirez connaître la qualité de ce service, questionnez nos clients et demandez leur ce qu’ils pensent de notre support technique.


Enfin vous noterez qu’il est possible de bénéficier d’une assistance étendue (Disponibilité jusqu’à 22 heures, le samedi matin, etc ..) en contractant une maintenance complémentaire.


Un bouton pour toutes les questions sur nos produits :



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